Codice Etico di ER TLC S.r.l.

Principi e regole di condotta

Il presente Codice Etico costituisce lo strumento fondamentale per la regolamentazione e il controllo delle relazioni sociali.

Rev. 01 del 27 luglio 2024 – Documento pubblico

Premessa

ER TLC S.r.l. (di seguito “ER TLC”), con sede legale in Roma, Via Boezio 4/C, e sede operativa in Vedano al Lambro, Via Vittorio Alfieri 26, C.F. e P. IVA 14940681001, è una società specializzata nel settore delle telecomunicazioni, con l’obiettivo di fornire agli operatori di telecomunicazioni e ai fornitori di servizi e utility le tecnologie necessarie per collegare i dispositivi terminali, consentire l’accesso alle principali reti e supportare l’erogazione di servizi gestiti end-to-end.

ER TLC è quotidianamente impegnata nella ricerca di prodotti e soluzioni che soddisfino tutti i requisiti di qualità e siano conformi ai principali standard, offrendo al contempo facilità d’uso, efficienza e un corretto rapporto qualità-prezzo.

ER TLC offre soluzioni per diverse tipologie di connettività, tra cui:

• PDH – Plesiochronous Digital Hierarchy. Tecnologia e protocollo di rete del livello fisico utilizzati nelle reti di telecomunicazioni per trasmettere grandi quantità di dati mediante multiplexing su reti di trasporto digitali, quali fibra ottica o sistemi radio a microonde. La tecnologia è disciplinata dagli standard ITU-T applicabili.
• SDH – Synchronous Digital Hierarchy. Protocollo del livello fisico utilizzato per il multiplexing a divisione di tempo e la successiva trasmissione digitale di telefonia e dati nelle reti geografiche di telecomunicazioni, tramite fibra ottica, cavo elettrico o collegamento radio.
• IP. Tecnologia basata sull’Internet Protocol, mediante la quale un indirizzo numerico identifica in modo univoco un dispositivo collegato a una rete informatica.
• CE 3.0 – Carrier Ethernet. Insieme di estensioni della tecnologia Ethernet che consente ai fornitori di servizi di erogare servizi Ethernet con garanzie di banda e qualità, utilizzando la tecnologia Ethernet nelle proprie reti in modo affidabile.
• MPLS – Multiprotocol Label Switching. Tecnologia per reti IP che consente l’instradamento di flussi di traffico multiprotocollo tra nodo sorgente e nodo di destinazione mediante identificatori, o etichette, utilizzati tra router adiacenti.
• 5G. Soluzioni che comprendono portafogli EAD conformi alle più recenti specifiche MEF 3.0 per l’erogazione di servizi Carrier Ethernet e VPN IP, nonché gateway programmabili per siti cellulari a supporto di implementazioni 5G, fronthaul, midhaul, backhaul e futuri aggiornamenti.
• IoT e IIoT. Soluzioni per infrastrutture critiche, convergenza OT/IT, backhaul Industrial IoT con edge computing e WAN operative cyber-secure. Tali soluzioni supportano la migrazione verso reti e applicazioni a commutazione di pacchetto, assicurando affidabilità continua e protezione mission-critical per utility, trasporti e Pubblica Amministrazione.
• DWDM – Dense Wavelength Division Multiplexing. Tecnologia che consente la trasmissione simultanea di più segnali ottici su una singola fibra, permettendo il trasferimento efficiente di grandi quantità di dati e supportando servizi strategici quali disaster recovery, business continuity e backup.

ER TLC offre inoltre prodotti, software e servizi per il monitoraggio e la gestione degli apparati di rete, nonché per la configurazione e la gestione della cybersecurity.

La missione di ER TLC è perseguire l’eccellenza nel mercato in cui opera, nel pieno rispetto dell’ambiente e della salute e sicurezza delle persone coinvolte, attraverso comportamenti coerenti con l’etica sociale, le disposizioni di legge e i principi di onestà, lealtà, correttezza, imparzialità, trasparenza e buona fede.

Il presente Codice Etico costituisce pertanto lo strumento fondamentale per regolare e monitorare le relazioni sociali e per promuovere, diffondere e gestire l’etica del lavoro all’interno e all’esterno dell’azienda, con particolare attenzione ai conflitti di interesse, ai rapporti con la Pubblica Amministrazione, alla salute e sicurezza sul lavoro e al rispetto del lavoratore in quanto persona.

L’adozione di principi generali di condotta finalizzati alla prevenzione dei reati costituisce un elemento essenziale del presente Codice, allo scopo di sensibilizzare tutte le parti interessate verso comportamenti leciti. All’interno dell’organizzazione, tali principi si applicano in particolare all’Alta Direzione, ai dipendenti e ai terzi comunque coinvolti nelle attività aziendali.

1. Principi e valori aziendali

ER TLC intende tutelare, affermare e valorizzare la propria reputazione attraverso la professionalità, la correttezza e la trasparenza nello svolgimento delle proprie attività e attraverso la qualità dei servizi erogati.

Le attività di ER TLC si fondano sui seguenti principi:

• rispetto della legislazione nazionale e locale e di tutti i requisiti e regolamenti applicabili alle attività, con particolare riferimento alla salute e sicurezza dei lavoratori e agli aspetti sociali del lavoro, tra cui lavoro minorile, lavoro forzato, libertà di associazione, non discriminazione, provvedimenti disciplinari, orario di lavoro e retribuzione;
• onestà e correttezza nel rispetto della legge, mediante l’adozione di misure utili e adeguate affinché l’obbligo di conformità alla normativa vigente, nonché ai principi e alle procedure predisposte a tale scopo, sia rispettato dai destinatari del presente Codice;
• attenzione alle situazioni di conflitto di interesse, che devono essere segnalate secondo le procedure definite dalla Società. Costituiscono, a titolo esemplificativo, conflitti di interesse lo sfruttamento della propria posizione per realizzare interessi personali o di terzi in contrasto con quelli aziendali e l’utilizzo, a proprio vantaggio, di informazioni acquisite nello svolgimento dell’attività lavorativa;
• rispetto della persona in quanto tale, senza discriminazioni di alcun tipo;
• rispetto dell’ambiente e della salute e sicurezza sul lavoro, mediante l’osservanza delle disposizioni legislative applicabili e l’adozione di procedure operative rigorose;
• imparzialità e trasparenza nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, attraverso la predisposizione e l’osservanza di specifiche procedure. Nel corso di trattative o rapporti con la Pubblica Amministrazione, la Società si impegna a non offrire, direttamente o indirettamente, opportunità di alcun genere al personale della Pubblica Amministrazione, omaggi salvo atti di cortesia di modico valore o di uso corrente, somme di denaro o utilità di qualsiasi tipo.

2. Funzione del Codice Etico

Il presente Codice stabilisce principi e regole di condotta che devono essere rispettati da tutti coloro che operano all’interno o all’esterno di ER TLC nello svolgimento delle proprie attività.

3. Rispetto della normativa

Il rispetto dei principi generali e delle regole di condotta contenuti nel Codice Etico deve essere considerato parte integrante degli obblighi contrattuali di tutti i suoi destinatari.

Parte I: Disposizioni generali

1. Principi generali

Nel settore dei servizi per le telecomunicazioni, ER TLC ha acquisito un ruolo rilevante grazie alla propria professionalità e ai principi e valori che ne guidano le attività.

ER TLC richiede ai propri dipendenti, collaboratori esterni, fornitori in Italia e all’estero, liberi professionisti ed esperti di svolgere la propria attività con diligenza e precisione, nel costante rispetto dei principi di rispetto, legalità, integrità, imparzialità, trasparenza, verità, onestà, correttezza, fiducia e lealtà promossi dalla Società.

Rispetto

In coerenza con gli obiettivi aziendali, il rispetto della persona è considerato un principio centrale, che ispira sia le relazioni interpersonali interne sia i rapporti con soggetti esterni, individuali, collettivi e istituzionali.

Il trattamento dei dati personali relativi a dipendenti, clienti, fornitori e collaboratori avviene nel rispetto della normativa in materia di privacy e della dignità dell’interessato. Le informazioni acquisite da dipendenti e collaboratori appartengono a ER TLC e non possono essere utilizzate, comunicate o diffuse senza specifica autorizzazione.

ER TLC vieta dichiarazioni e comportamenti lesivi delle convinzioni morali, personali o delle preferenze individuali e si impegna a prevenire qualsiasi discriminazione fondata su età, sesso, genere, condizione sociale e culturale, orientamento sessuale, identità etnica, stato di salute, nazionalità, opinioni politiche o convinzioni religiose.

Legalità

Non sono ammessi né giustificati, per alcun motivo, comportamenti illegali o scorretti da parte dell’Alta Direzione, dei dipendenti o dei collaboratori di ER TLC, anche qualora siano posti in essere nel perseguimento di un presunto vantaggio per la Società.

Integrità

L’Alta Direzione, i dipendenti e i collaboratori sono tenuti a svolgere il proprio incarico al meglio delle proprie capacità, nel rigoroso rispetto degli impegni assunti e delle responsabilità affidate, evitando situazioni che possano determinare o anche solo prefigurare un vantaggio personale a danno degli interessi di ER TLC o dei suoi clienti, o comunque arrecare pregiudizio alla sua immagine.

Imparzialità

Collaboratori, consulenti, fornitori, clienti e lavoratori direttamente collegati ad essi hanno pari dignità. Nessuno ha diritto a trattamenti preferenziali né può subire trattamenti discriminatori. Nei rapporti, nelle valutazioni e nelle scelte, ER TLC opera con obiettività e giustizia, senza consentire che relazioni personali prevalgano sui criteri di professionalità.

Trasparenza

Le informazioni devono essere fornite in modo chiaro, preciso, tempestivo e completo, tenendo conto delle esigenze e degli interessi legittimi delle diverse parti interessate.

ER TLC si impegna costantemente a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili e accurate a tutti coloro che entrano in contatto con la Società. La trasparenza costituisce la base di rapporti franchi e corretti, affinché ciascun soggetto possa assumere decisioni consapevoli, conoscendo i fatti e gli interessi coinvolti.

Nei rapporti bilaterali, la trasparenza è perseguita attraverso la stipula di contratti chiari e comprensibili. Nei rapporti esterni, ER TLC si impegna a conseguire le migliori certificazioni nazionali e internazionali finalizzate a sostenere e migliorare le condizioni sociali, ambientali e di sicurezza dei lavoratori.

Verità

Le condotte contabili e le informazioni relative ai fatti amministrativi si fondano su criteri di veridicità, non soltanto quando richiesto dalla legge o ai fini dell’ottenimento di certificazioni. Il criterio della verità, congiuntamente a quelli di trasparenza e onestà, costituisce la base dei rapporti quotidiani tra il personale e tutti i soggetti esterni, quale condizione di reciproca fiducia.

Onestà

L’onestà è alla base della reputazione aziendale e costituisce parte integrante del patrimonio morale di ER TLC. Le attività svolte dai collaboratori devono rispettare le leggi vigenti, il presente Codice Etico e le specifiche disposizioni interne. ER TLC è consapevole che l’onestà richiede il costante rispetto della legge e si impegna pertanto ad adottare comportamenti coerenti con il Codice anche in contesti nazionali o internazionali in cui il rispetto delle norme risulti carente. In nessun caso il perseguimento dell’interesse aziendale può giustificare comportamenti non conformi.

Correttezza

ER TLC fonda i rapporti con dipendenti e collaboratori su principi di equità, volti a garantire pari trattamento e un riconoscimento equilibrato del merito. Anche nei rapporti con soggetti esterni, gli amministratori si impegnano a perseguire e tutelare un equo bilanciamento degli interessi riconosciuti.

Fiducia e lealtà

ER TLC riconosce e promuove un clima di fiducia nelle relazioni tra le parti. I rapporti interni ed esterni con le controparti si basano sulla fiducia reciproca. I rapporti interni si fondano sulla lealtà e sul preventivo riconoscimento della buona fede di ciascuno. Il dipendente in buona fede opera con impegno e persegue l’eccellenza sostanziale, non limitandosi alla correttezza formale del proprio incarico.

Il personale, a ogni livello, si astiene dall’assumere decisioni che possano entrare in conflitto con gli interessi della Società. L’attività di ER TLC sul mercato si fonda su pratiche concorrenziali leali e sul pieno rispetto della normativa applicabile.

2. Destinatari e diffusione

Il presente Codice si applica:

1. ai componenti degli organi societari di ER TLC;
2. a coloro che esercitano, anche di fatto, funzioni di gestione, amministrazione, direzione e controllo della Società;
3. ai collaboratori esterni, ai liberi professionisti e ai consulenti della Società;
4. a tutti coloro che operano, a vario titolo, in nome e per conto di ER TLC o che sono comunque collegati alla Società da un rapporto giuridico, quali consulenti, broker, procacciatori, intermediari e fornitori di prodotti e servizi.

Le disposizioni del presente Codice Etico costituiscono principi esemplificativi degli obblighi generali di diligenza, correttezza e lealtà che qualificano l’esecuzione delle prestazioni lavorative e la condotta richiesta a dipendenti e collaboratori.

ER TLC considera il rispetto delle regole e delle disposizioni contenute nel presente Codice parte integrante ed essenziale degli obblighi contrattuali di dipendenti, collaboratori e fornitori di beni e servizi.

ER TLC si impegna ad assicurare la massima ed effettiva diffusione delle regole contenute nel Codice mediante la pubblicazione su canali accessibili a tutte le parti interessate e a fornire gli strumenti più idonei per conoscerne, comprenderne, interpretarne e applicarne le disposizioni, verificando periodicamente il grado di conoscenza da parte dei destinatari.

La violazione delle disposizioni costituisce inadempimento degli obblighi derivanti dal rapporto di lavoro o collaborazione, con le conseguenze previste dalla legge o dal contratto. Ciascuno è tenuto a rispettare e far rispettare il Codice e a segnalare eventuali violazioni in funzione del proprio ruolo e ambito di responsabilità.

3. Ambito di applicazione

1. Tutti i soggetti indicati al punto precedente devono svolgere le proprie funzioni con diligenza, fedeltà e trasparenza, nel rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti nello Stato in cui operano, perseguendo gli obiettivi e gli impegni previsti dal presente Codice.
2. Tutti i destinatari devono astenersi dal compiere atti che possano costituire reati o violazioni di norme e regolamenti, nonché dal porre in essere comportamenti idonei alla commissione di specifici illeciti. Chiunque venga a conoscenza di condotte contrarie alle norme e alle disposizioni del Codice è tenuto a segnalarle tempestivamente attraverso i canali messi a disposizione dalla Società, anche in forma anonima ove previsto.
3. ER TLC promuove il rispetto, la dignità personale e l’integrità morale e fisica di tutti coloro che, a qualsiasi titolo e nell’esercizio delle proprie funzioni, collaborano con essa, insieme alla tutela e alla sicurezza sul luogo di lavoro.
4. Tutti i destinatari devono astenersi dal compiere atti illeciti o comunque contrari ai principi del presente Codice nei confronti della Pubblica Amministrazione, degli organi di vigilanza, dei collaboratori e dei concorrenti.
5. È vietato compiere atti nei quali il destinatario o altri soggetti coinvolti si trovino, o appaiano trovarsi, in conflitto di interesse, salvo quanto previsto da specifiche disposizioni di legge.

4. Controlli interni

Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti e le procedure da adottare per assicurare trasparenza, correttezza e professionalità nello svolgimento delle attività aziendali, pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, con particolare riferimento alla salute e sicurezza sul lavoro e al pieno rispetto del lavoratore in quanto persona, nonché l’efficacia nella gestione dei dati contabili e finanziari.

5. Cultura del rischio

Nello svolgimento delle proprie attività, ER TLC assicura attenzione all’identificazione, valutazione e trattamento dei rischi e al relativo sistema di controllo, nell’ambito del più ampio sistema di governo societario.

Tale consapevolezza deve emergere nei comportamenti concreti di ciascuno e deve essere diffusa la percezione del modo in cui il sistema di controllo interno presidia effettivamente tali rischi.

ER TLC promuove la diffusione della cultura del controllo e sensibilizza dipendenti e collaboratori sull’importanza del sistema di controllo, del rispetto della normativa vigente e delle procedure interne nello svolgimento delle attività istituzionali.

6. Tutela dell’immagine

La reputazione e l’immagine esterna di ER TLC costituiscono beni immateriali essenziali. Tutti i destinatari del presente Codice si impegnano pertanto ad agire in conformità ai suoi principi nei rapporti con colleghi, clienti, collaboratori, fornitori e terzi in genere, mantenendo un comportamento decoroso e coerente con i valori che ispirano ER TLC.

Parte II: Regole di condotta

A. Soci e amministratori

1. Principi generali

I soci e gli amministratori di ER TLC sono tenuti a svolgere le proprie funzioni con correttezza, trasparenza, lealtà e integrità, nel rispetto della normativa vigente e del presente Codice. Essi sono inoltre chiamati a tenere un comportamento esemplare in azienda, dimostrando dedizione al lavoro, competenza e capacità nella gestione di dipendenti e collaboratori.

2. Conflitto di interesse

Ogni decisione relativa alla strategia aziendale deve essere assunta nell’interesse e in funzione degli obiettivi della Società, sulla base di valutazioni tecniche e specifiche adeguate e non di interessi o vantaggi personali, diretti o indiretti.

Soci, amministratori e soggetti che ricoprono funzioni dirigenziali sono soggetti agli obblighi di correttezza e non concorrenza ai sensi dell’art. 2105 del Codice Civile e non possono compiere operazioni, per sé, per familiari o per altri soggetti, in conflitto di interesse con le finalità perseguite dalla Società.

3. Rapporti con la Pubblica Amministrazione

L’assunzione di impegni nei confronti della Pubblica Amministrazione e delle istituzioni pubbliche avviene nel rispetto delle procedure operative che disciplinano tali rapporti.

ER TLC, attraverso dipendenti e collaboratori, non deve promettere né offrire a pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o dipendenti della Pubblica Amministrazione o di altre istituzioni pubbliche pagamenti, beni o altri vantaggi finalizzati a promuovere o favorire gli interessi della Società.

Soci, dipendenti o collaboratori che ricevano, direttamente o indirettamente, proposte o richieste di utilità da parte di pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o dipendenti pubblici devono segnalarle immediatamente al proprio referente aziendale o alla Direzione.

È espressamente vietato offrire omaggi o regali di valore a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, italiani o stranieri, o ai loro familiari, anche tramite intermediari, quando possano influenzarne l’indipendenza di giudizio o indurli a garantire un vantaggio a ER TLC.

4. Rapporti con dipendenti e collaboratori

Nelle procedure di selezione del personale sono adottati criteri universalistici, nel rispetto delle pari opportunità, della privacy e delle opinioni del candidato. ER TLC adotta inoltre misure adeguate per contrastare favoritismi e clientelismi, sia in fase di selezione sia durante il periodo di prova.

Considerata la varietà delle posizioni e dei compiti aziendali, nel corso della selezione vengono evidenziate le specifiche operative di ciascun incarico, con chiaro riferimento all’orario di lavoro, al lavoro festivo e notturno e alla disponibilità richiesta da ER TLC per l’erogazione dei servizi.

ER TLC non utilizza in alcun modo forme irregolari di lavoro. I responsabili della selezione e dell’assunzione devono verificare che i lavoratori stranieri, compresi quelli non appartenenti all’Unione Europea, siano in possesso di regolare permesso di soggiorno e monitorarne l’effettivo rinnovo secondo la legge, indipendentemente dalla durata determinata o indeterminata del contratto.

I dipendenti che ritengano di aver subito discriminazioni per età, sesso, condizione sociale e culturale, orientamento sessuale, identità etnica, stato di salute, nazionalità, opinioni politiche, convinzioni religiose o altro possono segnalare l’accaduto agli organi competenti, interni o esterni, quali il Social Performance Team, i rappresentanti eletti dei lavoratori, le organizzazioni sindacali o gli organismi di certificazione.

Non sono considerate discriminatorie le differenze di trattamento basate su criteri effettivi di prestazione. Le competenze e le esperienze professionali acquisite dal personale a tutti i livelli costituiscono una risorsa strategica e possono essere sviluppate attraverso percorsi di aggiornamento e specializzazione.

Costituisce abuso della posizione di autorità la richiesta, da parte di un superiore gerarchico, di favori personali o prestazioni non finalizzate al raggiungimento degli obiettivi aziendali. Ogni collaboratore viene informato dei dati personali detenuti dalla Società e delle misure adottate per proteggerli; la Società ne garantisce l’accesso all’interessato e li comunica a terzi soltanto con esplicito consenso, salvo obblighi di legge.

B. Dipendenti e collaboratori

1. Formazione

Dipendenti e collaboratori, compresi liberi professionisti ed esperti, rappresentano un valore fondamentale per ER TLC. Il loro impegno, la motivazione e la professionalità sono elementi decisivi per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

ER TLC dedica particolare attenzione alla formazione, finalizzata all’acquisizione di competenze specifiche e concepita non come attività occasionale limitata a singoli corsi, ma come processo continuo, sviluppato durante l’attività lavorativa attraverso aggiornamento costante, metodologie, strumenti, modelli e valori che contribuiscono alla crescita professionale.

2. Tutela della persona

ER TLC condanna qualsiasi condotta anche solo potenzialmente lesiva della dignità della persona, riconosciuta quale valore supremo. Non sono pertanto ammessi comportamenti di violenza psicologica o discriminazione, né nei rapporti interni né in quelli esterni.

Gli atti di discriminazione fondati su sesso, genere, nazionalità o appartenenza politica o religiosa sono severamente sanzionati. Chiunque ritenga di aver subito un pregiudizio è invitato a informare tempestivamente gli organi di vigilanza competenti, tra cui il Social Performance Team, affinché siano adottati gli opportuni provvedimenti.

3. Ambiente di lavoro: salute e sicurezza

ER TLC tutela l’integrità psicofisica e la personalità morale dei propri dipendenti e collaboratori e, nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili, assicura la realizzazione e la gestione di ambienti e luoghi di lavoro adeguati sotto il profilo della salute e della sicurezza, al fine di prevenire gli infortuni sul lavoro.

I lavoratori devono contribuire alla tutela della propria sicurezza, rispettando norme e standard applicabili ed evitando ogni forma di conflitto o discriminazione. ER TLC promuove inoltre la cultura della sicurezza e la responsabilizzazione dei comportamenti individuali.

4. Doveri e responsabilità di dipendenti e collaboratori

Ogni dipendente o collaboratore svolge le proprie mansioni con impegno, attenzione, senso di responsabilità, lealtà e serietà, nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili, dei contratti, degli accordi specifici, dei regolamenti e delle disposizioni aziendali.

Nei rapporti interpersonali devono essere evitati comportamenti o dichiarazioni offensivi o idonei a turbare la sensibilità della persona, anche mediante allusioni o atti molesti. Chi ricopre ruoli di coordinamento deve comportarsi con cortesia e rispetto verso tutti i collaboratori e promuoverne la crescita professionale.

Ogni collaboratore si impegna a operare diligentemente per tutelare i beni aziendali, adottando comportamenti appropriati e responsabili e facendo uso attento ed economico di quanto affidatogli, evitando l’impiego improprio o inadeguato di macchinari, attrezzature e materiali.

Tutti sono tenuti a rispettare rigorosamente la riservatezza dei dati e delle informazioni apprese nello svolgimento delle proprie attività e mansioni. Dipendenti e collaboratori devono evitare situazioni che possano generare conflitti di interesse e astenersi dal trarre vantaggio personale da informazioni o relazioni acquisite durante l’attività lavorativa.

Il dipendente o collaboratore deve informare la Società dello svolgimento di attività esterne quando esse possano apparire in conflitto con gli interessi aziendali. Qualora emerga un potenziale conflitto, deve darne comunicazione al proprio responsabile o referente diretto, che informa gli organi di vigilanza competenti affinché valutino l’effettiva portata del conflitto.

Qualora collaboratori esterni, consulenti, intermediari, fornitori o professionisti adottino comportamenti incompatibili con i principi del Codice, i dipendenti devono segnalarli immediatamente al proprio superiore o agli organi di vigilanza competenti e adottare contestualmente le misure necessarie per far cessare la condotta non conforme.

Gli organi di vigilanza, in funzione della gravità della condotta, possono raccomandare la cessazione del rapporto con il terzo interessato. Tutti i terzi esterni devono rispettare scrupolosamente gli obblighi previsti dalla normativa in materia di salute, sicurezza e ambiente, nonché le misure previste da procedure e regolamenti interni, compresi il rispetto della dignità umana, l’inclusione e la parità di genere.

Ogni collaboratore deve rispettare le istruzioni e le direttive impartite dai soggetti ai quali la Società ha delegato gli obblighi in materia di sicurezza. Ogni dipendente deve prestare la massima attenzione nello svolgimento delle proprie attività, osservando rigorosamente le misure di sicurezza e prevenzione stabilite per evitare rischi per sé e per i colleghi.

Dipendenti e collaboratori di ER TLC sono tenuti a svolgere le proprie attività in conformità ai valori fondanti della Società, quali onestà, correttezza e professionalità, e alle disposizioni del presente Codice, nei rapporti con colleghi e clienti.

5. Utilizzo dei beni aziendali

ER TLC dispone di beni materiali e immateriali il cui utilizzo da parte di dipendenti e collaboratori deve essere giustificato dalle specifiche mansioni svolte e finalizzato al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Il personale deve utilizzare tali beni con la massima cura e riservatezza, evitando e prevenendo impieghi impropri o fraudolenti, anche da parte di terzi. È espressamente vietato utilizzare strumenti messi a disposizione in relazione alle proprie mansioni per finalità estranee a quelle aziendali o per scopi personali.

6. Conflitto di interesse

Dipendenti e collaboratori, analogamente ai soci, sono soggetti agli obblighi di correttezza e non concorrenza ai sensi dell’art. 2105 del Codice Civile e non possono compiere operazioni per sé, per familiari o per altri soggetti in conflitto di interesse rispetto alle finalità perseguite dalla Società.

Qualsiasi situazione che possa costituire o determinare un conflitto di interesse deve essere tempestivamente comunicata ai soci o agli amministratori per le opportune valutazioni e indicazioni.

È inoltre vietato a dipendenti e collaboratori accettare denaro o altre utilità da terzi per consulenze o prestazioni rese in relazione al rapporto con ER TLC. Tale disposizione si applica anche quando il conflitto non determini un danno evidente alla Società.

A titolo esemplificativo, per prevenire conflitti di interesse occorre:

• non detenere interessi economici personali con soggetti, quali fornitori o consulenti, che intrattengono rapporti commerciali con ER TLC o sono in concorrenza con essa;
• non accettare somme di denaro o beni di valore significativo, anche in natura, da concorrenti o terzi che intrattengono o intendono intrattenere rapporti commerciali con ER TLC;
• non accettare incarichi professionali che interferiscano con le mansioni svolte per ER TLC.

7. Rapporti con i concorrenti

Dipendenti e collaboratori devono rispettare tutte le disposizioni emanate dalle autorità competenti in materia di concorrenza, evitando qualsiasi condotta anche solo potenzialmente lesiva del libero funzionamento del mercato.

C. Clienti

1. Rapporti con i clienti

ER TLC si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri clienti. Lo stile di comportamento nei loro confronti si fonda su disponibilità, chiarezza, rispetto, cortesia e massima comprensione delle esigenze, nella consapevolezza che la fidelizzazione e la soddisfazione del cliente costituiscono beni immateriali di importanza strategica per la Società.

Il cliente viene informato dell’esistenza del Codice Etico e ne accetta implicitamente principi e condizioni. Il cliente che ritenga di aver subito una discriminazione può rivolgersi agli organi di vigilanza competenti per richiedere la corretta applicazione del Codice.

Ai clienti è vietato effettuare regali di valore o offrire benefici di qualsiasi natura ai dipendenti della Società o ai loro familiari, qualora possano indurre il personale di ER TLC a comportamenti in contrasto con gli interessi, anche morali, della Società. I clienti sono inoltre incoraggiati a segnalare eventuali condotte scorrette del personale ER TLC.

Dipendenti e collaboratori non possono concedere ai clienti, direttamente o indirettamente, benefici, omaggi, atti di cortesia o ospitalità, salvo che il valore, la natura e la finalità siano eticamente corretti, non compromettano l’immagine aziendale e non possano essere interpretati come strumenti per ottenere trattamenti preferenziali.

La Società si impegna a garantire elevati standard qualitativi dei prodotti e dei servizi offerti, sulla base dei livelli contrattualmente stabiliti e opportunamente controllati.

D. Fornitori

1. Rapporti con i fornitori

ER TLC si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri fornitori e a trattarli secondo il principio delle pari opportunità.

Il fornitore deve essere informato dell’esistenza e dei contenuti del Codice Etico. I collaboratori che intrattengono rapporti con fornitori devono astenersi dal ricevere regali o benefici di qualsiasi natura o valore, salvo quelli puramente simbolici. Analogamente, devono astenersi dal concedere ai fornitori, direttamente o indirettamente, benefici, atti di cortesia o ospitalità, salvo che siano di valore e natura eticamente corretti e non compromettano l’immagine di ER TLC.

2. Doveri dei fornitori

I fornitori devono operare nel rispetto della normativa vigente in materia di contratti, contribuzione previdenziale, salute e sicurezza sul lavoro, igiene e tutela dell’ambiente.

ER TLC richiede a tutti i fornitori comportamenti etici sia nei rapporti con la Società sia nei confronti della propria catena di fornitura e si impegna a informarli dell’esistenza e dei contenuti del Codice Etico.

Ai fornitori è vietato offrire regali o benefici ai dipendenti di ER TLC o ai loro familiari quando tali utilità possano indurre il personale a comportarsi in contrasto con gli interessi aziendali. I fornitori sono invitati a segnalare condotte scorrette del personale di entrambe le parti.

È espressamente e categoricamente vietato ai fornitori utilizzare lavoro minorile o persone non consenzienti nello svolgimento delle proprie attività, nonché adottare politiche discriminatorie nei confronti di collaboratori o dipendenti.

Parte III: Informazioni riservate e tutela della privacy

1. Definizione

Per “informazioni riservate” si intendono tutte le informazioni relative a ER TLC che non sono di dominio pubblico e che, se rese pubbliche o comunicate a terzi senza previa autorizzazione degli organi competenti, potrebbero arrecare danno alla Società.

Rientrano nella nozione di informazioni riservate tutti i dati, atti, relazioni, documenti, disegni, progetti, conoscenze, fotografie o qualsiasi altro materiale relativo a ER TLC, ai soci e amministratori, ai dipendenti, collaboratori, fornitori, clienti, partner commerciali e industriali, nonché all’organizzazione, ai beni e prodotti aziendali, alle operazioni e strategie commerciali, ai progetti di lavoro, al know-how, ai processi tecnologici, alle operazioni finanziarie e ai procedimenti giudiziari o amministrativi nei quali la Società sia parte.

2. Divieto di divulgazione delle informazioni riservate

Chiunque, in ragione del proprio incarico, venga a conoscenza di informazioni riservate è tenuto a non divulgarle senza preventiva autorizzazione, al fine di tutelare il patrimonio conoscitivo aziendale in ambito tecnico, legale, amministrativo, finanziario, gestionale e commerciale.

3. Protezione e trattamento dei dati personali

Per “dato personale” si intende qualsiasi informazione relativa a una persona fisica o giuridica, ente o associazione, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento ad altre informazioni, compreso un numero di identificazione personale.

Per “trattamento di dati personali” si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, effettuate con o senza strumenti elettronici o automatizzati, relative alla raccolta, organizzazione, elaborazione, registrazione, modifica, estrazione, confronto, utilizzo, comunicazione, diffusione, blocco o interconnessione dei dati.

ER TLC si impegna a proteggere i dati personali acquisiti, conservati e trattati nell’ambito della propria attività nel pieno rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), del D.Lgs. 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali, e del D.Lgs. 101/2018.

Parte IV: Vigilanza e sanzioni

1. Social Performance Team

È istituito il Social Performance Team, incaricato anche di monitorare l’applicazione e il rispetto del Codice Etico.

Qualsiasi violazione del Codice può essere segnalata in ogni momento al Social Performance Team o al responsabile del controllo interno, che si impegnano a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.

Le segnalazioni e le eventuali violazioni rilevate attraverso altre verifiche sono tempestivamente esaminate dal Social Performance Team, che esprime il proprio parere in merito all’eventuale adozione di misure disciplinari.

2. Segnalazioni

Qualsiasi violazione dei principi e delle disposizioni contenuti nel presente Codice da parte di dipendenti o collaboratori deve essere tempestivamente segnalata agli organi di vigilanza competenti, tra cui il Social Performance Team.

Le segnalazioni vengono prese in considerazione quando contengono informazioni sufficienti a individuare i termini della violazione e a consentire alle strutture competenti lo svolgimento di un’adeguata istruttoria.

3. Violazioni del Codice e sanzioni

Le violazioni accertate del presente Codice Etico possono comportare l’applicazione delle misure ritenute più appropriate nel rispetto della legge e del contratto applicabile, tenendo conto della gravità della violazione, dell’eventuale recidiva e del vincolo fiduciario che caratterizza il rapporto tra ER TLC e i soci o amministratori. Resta salvo il diritto al risarcimento qualora le violazioni arrechino un danno concreto alla Società.

Per i dipendenti, il rispetto delle regole del Codice Etico costituisce parte essenziale degli obblighi contrattuali. La loro violazione rappresenta pertanto inadempimento degli obblighi primari del rapporto di lavoro o illecito disciplinare e comporta l’adozione di misure proporzionate alla gravità, alla recidiva o al grado di colpa, nel rispetto dell’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, con tutte le conseguenze di legge, anche in relazione alla conservazione del rapporto e al risarcimento dei danni.

Le disposizioni del Codice si applicano anche ai lavoratori temporanei, tenuti a rispettarne i precetti. Le violazioni sono sanzionate con i provvedimenti disciplinari adottati dalle rispettive agenzie per il lavoro.

Per dipendenti e collaboratori, l’inosservanza accertata del Codice può determinare la risoluzione del contratto in essere, fatto salvo il diritto al risarcimento qualora dalla violazione derivi un danno concreto alla Società.

La violazione del Codice da parte di fornitori, collaboratori, consulenti esterni e altri destinatari costituisce fatto grave e può determinare la risoluzione del rapporto contrattuale, nel rispetto della legge, fatto salvo il diritto al risarcimento dei danni e la possibilità di promuovere procedimenti penali qualora il fatto costituisca reato.

ER TLC si riserva il diritto di denunciare i reati perseguibili d’ufficio e quelli perseguibili a querela da parte di chi si ritenga persona offesa, di difendersi nei procedimenti penali nei quali sia indagata o imputata per reati commessi dai destinatari in violazione del Codice, attribuendo le effettive responsabilità.

ER TLC si riserva altresì il diritto di difendersi da richieste di risarcimento avanzate nei suoi confronti per illeciti civili effettivamente commessi da consulenti o collaboratori in violazione del Codice, attribuendo le responsabilità effettive, nonché di agire per il risarcimento nei confronti dei destinatari che, violando le disposizioni del Codice, abbiano esposto la Società a sanzioni, procedimenti, condanne penali, civili o amministrative, responsabilità solidali o danni reputazionali.

Rev. 01 del 27 luglio 2024
Documento pubblico
ER TLC S.r.l.

ER TLC S.r.l. Code of Ethics

Principles and rules of conduct

This Code of Ethics is the fundamental instrument for regulating and monitoring social relations.

Revision 01 dated 27 July 2024 – Public document

Premise

ER TLC S.r.l. (hereinafter “ER TLC”), with its registered office at Via Boezio 4/C, Rome, and its operational headquarters at Via Vittorio Alfieri 26, Vedano al Lambro, tax code and VAT number 14940681001, is a company specialising in the telecommunications sector. Its aim is to provide telecommunications operators and utilities and service providers with the technology required to connect end-point devices, provide access to the main networks, and support the delivery of end-to-end managed services.

ER TLC is committed every day to identifying products and solutions that satisfy all quality requirements and comply with the principal applicable standards, while also offering ease of use, efficiency, and an appropriate price-to-performance ratio.

ER TLC provides solutions for various types of connectivity, including:

• PDH – Plesiochronous Digital Hierarchy. A physical-layer network technology and protocol used in telecommunications networks to transmit large volumes of data through multiplexing over digital transport networks such as fibre-optic or microwave radio systems. The technology is governed by the relevant ITU-T standards.
• SDH – Synchronous Digital Hierarchy. A physical-layer transport protocol used for time-division multiplexing and the subsequent digital transmission of telephony and data over wide-area telecommunications networks using fibre optics, electrical cable, or radio links.
• IP. Technology based on the Internet Protocol, under which a numerical address uniquely identifies a device connected to a computer network.
• CE 3.0 – Carrier Ethernet. A set of extensions to Ethernet that enables service providers to deliver bandwidth- and quality-assured Ethernet services and to use Ethernet technology reliably within their own networks.
• MPLS – Multiprotocol Label Switching. A technology for IP networks that routes multiprotocol traffic flows between a source node and a destination node by means of identifiers, or labels, exchanged between adjacent routers.
• 5G. Solutions including EAD portfolios supporting the latest MEF 3.0 specifications for the delivery of Carrier Ethernet and IP VPN services, together with programmable cell-site gateways supporting 5G deployment, fronthaul, midhaul, backhaul, and future upgrades.
• IoT and IIoT. Solutions for critical infrastructure, OT/IT convergence, industrial IoT backhaul with edge computing, and cyber-secure operational WANs. These solutions support migration to packet-switched communications networks and applications while providing always-on reliability and mission-critical protection for utilities, transport, and public-sector environments.
• DWDM – Dense Wavelength Division Multiplexing. Technology that enables the simultaneous transmission of multiple optical signals over a single fibre, allowing large volumes of data to be transferred efficiently and supporting strategic services such as disaster recovery, business continuity, and backup.

ER TLC also provides products, software, and services for the monitoring and management of network equipment and for the configuration and management of cybersecurity.

ER TLC’s mission is to pursue excellence in the market in which it operates, with full respect for the environment and for the health and safety of the people involved, through conduct consistent with social ethics, legal requirements, and the principles of honesty, loyalty, fairness, impartiality, transparency, and good faith.

This Code of Ethics is therefore the fundamental instrument for regulating and monitoring social relations and for promoting, communicating, and managing work ethics both within and outside the Company, with particular attention to conflicts of interest, relations with the Public Administration, occupational health and safety, and respect for workers as individuals.

The adoption of general principles of conduct aimed at preventing offences is an essential element of this Code, with the purpose of raising awareness among all stakeholders of the need for lawful conduct. Within the organisation, these principles apply in particular to Senior Management, employees, and third parties otherwise involved in the Company’s activities.

1. Company principles and values

ER TLC seeks to protect, affirm, and enhance its reputation through professionalism, fairness, and transparency in the way it conducts its business and through the quality of the services it provides.

ER TLC’s activities are based on the following principles:

• compliance with national and local legislation and with all requirements and regulations applicable to its activities, with particular reference to workers’ health and safety and the social aspects of employment, including child labour, forced labour, freedom of association, non-discrimination, disciplinary measures, working hours, and remuneration;
• honesty and fairness in compliance with the law, through the adoption of useful and appropriate measures to ensure that the obligation to comply with current legislation, together with the principles and procedures established for this purpose, is observed by the recipients of this Code;
• attention to situations of conflict of interest, which must be reported in accordance with procedures established by the Company. Examples include exploiting one’s position to pursue personal interests, or those of third parties, in conflict with the Company’s interests, and using information obtained in the course of work for personal benefit;
• respect for each individual, without discrimination of any kind;
• respect for the environment and for occupational health and safety, through compliance with the relevant legal provisions and the adoption of rigorous operating procedures;
• impartiality and transparency in relations with the Public Administration, through the establishment and observance of specific procedures. In negotiations or dealings with the Public Administration, the Company undertakes not to offer, directly or indirectly, opportunities of any kind to public-sector personnel, gifts other than customary courtesies of modest value, sums of money, or benefits of any kind.

2. Purpose of the Code of Ethics

This Code establishes principles and rules of conduct that must be observed by all those working within or outside ER TLC in the performance of their activities.

3. Compliance with legislation

Compliance with the general principles and rules of conduct contained in the Code of Ethics must be regarded as an integral part of the contractual obligations of all its recipients.

Part I: General provisions

1. General principles

Within the telecommunications services sector, ER TLC has established an important role through its professionalism and the principles and values underpinning its activities.

ER TLC requires its employees, external collaborators, suppliers in Italy and abroad, freelancers, and experts to carry out their work diligently and accurately, consistently respecting the principles of respect, legality, integrity, impartiality, transparency, truthfulness, honesty, fairness, trust, and loyalty promoted by the Company.

Respect

In line with the Company’s objectives, respect for the individual is regarded as a central principle. It informs not only internal interpersonal relationships but also relations with external individuals, groups, and institutions.

The processing of personal data relating to employees, customers, suppliers, and collaborators is carried out in accordance with privacy legislation and with the utmost respect for the dignity of the data subject. Information acquired by employees and collaborators belongs to ER TLC and may not be used, communicated, or disclosed without specific authorisation.

ER TLC prohibits statements and conduct that undermine personal or moral beliefs or individual preferences and is committed to preventing discrimination based on age, sex, gender, social or cultural status, sexual orientation, ethnic identity, health status, nationality, political opinions, or religious beliefs.

Legality

Illegal or improper conduct by ER TLC’s Senior Management, employees, or collaborators is neither permitted nor justified under any circumstances, even where it is carried out in pursuit of an alleged benefit for the Company.

Integrity

Senior Management, employees, and collaborators are required to perform their duties to the best of their abilities, strictly observing the commitments made and the responsibilities assumed, and avoiding situations that may create, or even appear to create, a personal advantage to the detriment of ER TLC, its customers, or its reputation.

Impartiality

Collaborators, consultants, suppliers, customers, and workers directly connected to them have equal dignity. No person is entitled to preferential treatment or may be subjected to discriminatory treatment. In relationships, assessments, and decisions, ER TLC acts objectively and fairly and does not allow personal relationships to take precedence over professional criteria.

Transparency

Information must be provided clearly, accurately, promptly, and comprehensively, taking into account the needs and legitimate interests of the various stakeholders.

ER TLC is continuously committed to providing complete, transparent, comprehensible, and accurate information to all those who come into contact with the Company. Transparency is the foundation of frank and fair relationships, enabling each person to make informed decisions with an understanding of the facts and interests involved.

In bilateral relationships, transparency is pursued through clear and comprehensible contracts. In its external relations, ER TLC is committed to obtaining leading national and international certifications designed to support and improve workers’ social, environmental, and safety conditions.

Truthfulness

Accounting conduct and information concerning administrative matters are based on truthfulness, not only where required by law or for certification purposes. Truthfulness, together with transparency and honesty, underpins the Company’s daily relationships with staff and all external parties and is a condition of mutual trust.

Honesty

Honesty underpins the Company’s reputation and forms part of ER TLC’s moral heritage. Activities undertaken by collaborators must comply with applicable laws, this Code of Ethics, and specific internal rules. ER TLC recognises that honesty requires constant compliance with the law and therefore undertakes to behave consistently with this Code even in national or international contexts where legal compliance may be inadequate. Under no circumstances may the pursuit of the Company’s interests justify non-compliant conduct.

Fairness

ER TLC bases its relationships with employees and collaborators on principles of fairness, aimed at ensuring equal treatment and balanced recognition of merit. In its dealings with external parties, the directors also undertake to pursue and protect a fair balance of recognised interests.

Trust and loyalty

ER TLC recognises and promotes a climate of trust in relationships between the parties. Internal and external relationships with counterparties are founded on mutual trust. Internal relationships are based on loyalty and the prior recognition of each person’s good faith. An employee acting in good faith works diligently and pursues substantive excellence, rather than merely formal correctness.

Personnel at all levels must refrain from making decisions that may conflict with the Company’s interests. ER TLC’s market activity is based on fair competition and full compliance with the applicable rules.

2. Recipients and communication

This Code applies to:

1. members of ER TLC’s corporate bodies;
2. those who perform, even on a de facto basis, management, administration, direction, or control functions within the Company;
3. the Company’s external collaborators, freelancers, and consultants;
4. all those who act, in any capacity, in the name of and on behalf of ER TLC or who are otherwise connected to the Company by a legal relationship, including consultants, brokers, introducers, intermediaries, and suppliers of products and services.

The provisions of this Code of Ethics set out the principles underlying the general duties of diligence, fairness, and loyalty that characterise the performance of work and the conduct required of employees and collaborators.

ER TLC regards compliance with the rules and provisions of this Code as an integral and essential part of the contractual obligations of employees, collaborators, and suppliers of goods and services.

ER TLC undertakes to ensure the widest and most effective communication of the rules contained in this Code through publication on channels accessible to all interested parties. It also undertakes to provide the most appropriate tools for understanding, interpreting, and applying its provisions and periodically verifies the recipients’ level of awareness.

A breach of these provisions constitutes a breach of the obligations arising from the employment or collaboration relationship and may have legal or contractual consequences. Everyone is required to comply with and uphold the Code and to report any breaches in accordance with their duties and area of responsibility.

3. Scope of application

1. All persons identified above must perform their duties diligently, faithfully, and transparently, in compliance with the laws and regulations in force in the country in which they operate and in pursuit of the objectives and commitments set out in this Code.
2. All recipients must refrain from acts that may constitute offences or breaches of rules and regulations, and from conduct conducive to the commission of specific offences. Anyone who becomes aware of conduct contrary to the rules and provisions of this Code must report it promptly through the channels made available by the Company, including anonymously where permitted.
3. ER TLC promotes respect, personal dignity, and the moral and physical integrity of all those who collaborate with it in any capacity and in the performance of their duties, together with protection and safety in the workplace.
4. All recipients must refrain from unlawful acts, or acts otherwise contrary to the principles of this Code, towards the Public Administration, supervisory bodies, collaborators, and competitors.
5. Unless expressly permitted by specific legal provisions, recipients are prohibited from carrying out acts in which they, or other persons involved, are or appear to be in a conflict of interest.

4. Internal controls

Internal controls comprise all instruments and procedures adopted to ensure transparency, fairness, and professionalism in the performance of the Company’s activities; full compliance with applicable laws and regulations, particularly in relation to occupational health and safety and respect for workers as individuals; and effective management of accounting and financial data.

5. Risk culture

In carrying out its activities, ER TLC ensures appropriate attention is given to identifying, assessing, and treating risks and to the related control system within the broader corporate governance framework.

This awareness must be reflected in everyone’s practical conduct, and there must be a widespread understanding of how the internal control system effectively manages these risks.

ER TLC promotes a culture of control and raises awareness among employees and collaborators of the importance of the control system, compliance with current legislation, and observance of internal procedures in the performance of institutional activities.

6. Protection of the Company’s image

ER TLC’s reputation and external image are essential intangible assets. All recipients of this Code therefore undertake to act in accordance with its principles in their dealings with colleagues, customers, collaborators, suppliers, and third parties generally, maintaining proper conduct consistent with the values that inspire ER TLC.

Part II: Rules of conduct

A. Shareholders and directors

1. General principles

ER TLC’s shareholders and directors are required to perform their duties fairly, transparently, loyally, and with integrity, in compliance with current legislation and this Code. They are also expected to demonstrate exemplary conduct within the Company, showing dedication to work, competence, and the ability to manage employees and collaborators.

2. Conflicts of interest

Any decision relating to the Company’s strategy must be taken in the interests of and in pursuit of the Company’s objectives, based on sound technical and specific assessments rather than direct or indirect personal interests or benefits.

Shareholders, directors, and those holding managerial positions are subject to the duties of fairness and non-competition under Article 2105 of the Italian Civil Code and are expressly prohibited from undertaking transactions for themselves, family members, or others that conflict with the Company’s objectives.

3. Relations with the Public Administration

Commitments involving the Public Administration and public institutions must be undertaken in accordance with the operating procedures governing such relationships.

Through its employees and collaborators, ER TLC must not promise or offer public officials, persons entrusted with a public service, or employees of the Public Administration or other public institutions payments, goods, or other benefits intended to promote or favour the Company’s interests.

Shareholders, employees, or collaborators who directly or indirectly receive proposals or requests for benefits from public officials, persons entrusted with a public service, or public-sector employees must report them immediately to their Company contact or to Management.

It is expressly prohibited to offer gifts or presents of value to public officials or persons entrusted with a public service, whether Italian or foreign, or to their family members, including through intermediaries, where this may influence their independence of judgement or induce them to secure any advantage for ER TLC.

4. Relations with employees and collaborators

Personnel selection procedures are based on universal and objective criteria, with respect for equal opportunities, privacy, and candidates’ opinions. ER TLC also adopts appropriate measures to prevent favouritism and cronyism during both selection and probationary periods.

Given the variety of roles and duties within the Company, the operational requirements of each position are explained during selection, including working hours, holiday and night work, and the availability required by ER TLC in providing its services.

ER TLC does not use irregular forms of employment. Those responsible for selection and recruitment must ensure that foreign workers, including non-EU nationals, hold valid residence permits and must monitor their renewal in accordance with the law, regardless of whether employment is fixed-term or permanent.

Employees who believe they have been discriminated against on grounds such as age, sex, social or cultural status, sexual orientation, ethnic identity, health status, nationality, political opinions, or religious beliefs may report the matter to the appropriate internal or external bodies, including the Social Performance Team, elected workers’ representatives, trade unions, or certification bodies.

Differences in treatment based on genuine performance criteria are not considered discriminatory. The skills and professional experience acquired by personnel at all levels are regarded as strategic resources and may be further developed through refresher and specialist training.

It constitutes an abuse of authority for a line manager to request personal favours or services unrelated to the achievement of Company objectives. Each collaborator is informed of the personal data held by the Company and the measures taken to protect them. The Company guarantees access to such data by the data subject and communicates them to third parties only with explicit consent, except where required by law.

B. Employees and collaborators

1. Training

Employees and collaborators, including freelancers and experts, are of fundamental value to ER TLC. Their commitment, motivation, and professionalism are decisive in achieving the Company’s objectives.

ER TLC pays particular attention to training aimed at developing specific skills. Training is not regarded as an occasional activity limited to individual courses, but as a continuous process developed through day-to-day work, regular updating, and the acquisition of methods, tools, models, and values that contribute to professional growth.

2. Protection of the individual

ER TLC condemns any conduct that is, or may potentially be, detrimental to human dignity, which it recognises as a fundamental value. Psychological violence and discrimination are therefore prohibited in both internal and external relationships.

Discriminatory acts based on sex, gender, nationality, or political or religious affiliation are subject to serious consequences. Anyone who believes they have been harmed is encouraged to notify the competent supervisory bodies promptly, including the Social Performance Team, so that appropriate action can be taken.

3. Working environment: health and safety

ER TLC protects the physical and psychological integrity and moral dignity of its employees and collaborators. In compliance with applicable legal requirements, it ensures the creation and management of workplaces that are suitable from a health and safety perspective, with the aim of preventing workplace accidents.

Workers must contribute to protecting their own safety by complying with applicable rules and standards and avoiding all forms of conflict and discrimination. ER TLC also promotes a safety culture and individual accountability.

4. Duties and responsibilities of employees and collaborators

Each employee or collaborator performs their duties with commitment, care, responsibility, loyalty, and seriousness, in full compliance with applicable laws and regulations, contracts, specific agreements, rules, and Company provisions.

In interpersonal relationships, offensive conduct or statements, or behaviour likely to upset another person through insinuation or harassment, must be avoided. Those in coordinating roles must behave courteously and respectfully towards all collaborators and support their professional development.

Each collaborator undertakes to work diligently to protect Company assets, adopting appropriate and responsible behaviour and using entrusted machinery, equipment, and materials carefully and economically, avoiding improper or inappropriate use.

Everyone must strictly protect the confidentiality of data and information learned in the performance of their duties. Employees and collaborators must avoid situations that may give rise to conflicts of interest and must not derive personal benefit from information or relationships obtained through their work.

Employees and collaborators must inform the Company of external activities where these may appear to conflict with the Company’s interests. Where a potential conflict arises, it must be reported to the relevant manager or direct contact, who will inform the competent supervisory bodies so that the actual nature and extent of the conflict can be assessed.

Where external collaborators, consultants, intermediaries, suppliers, or professionals behave in a manner incompatible with the principles of this Code, employees must report the matter immediately to their manager or the relevant supervisory bodies and take appropriate steps to bring the non-compliant conduct to an end.

Depending on the seriousness of the conduct, the competent supervisory bodies may recommend terminating the relationship with the third party concerned. All external third parties must comply strictly with applicable health, safety, and environmental rules and obligations, as well as all measures required by internal procedures and regulations, including respect for human dignity, inclusion, and gender equality.

Each collaborator must comply with instructions and directions issued by those to whom the Company has delegated safety responsibilities. Each employee must exercise the utmost care in carrying out their work and strictly observe all safety and prevention measures established to avoid risks to themselves and their colleagues.

ER TLC employees and collaborators are required to perform their activities in accordance with the Company’s founding values of honesty, fairness, and professionalism and with the provisions of this Code in their dealings with colleagues and customers.

5. Use of Company assets

ER TLC has tangible and intangible assets whose use by employees and collaborators must be justified by the specific duties performed and directed towards achieving the Company’s objectives.

Personnel must use these assets with the utmost care and confidentiality and must avoid and prevent improper or fraudulent use, including by third parties. It is expressly prohibited to use tools made available for work-related duties for purposes unrelated to the Company or for personal purposes.

6. Conflicts of interest

Employees and collaborators, like shareholders, are subject to the duties of fairness and non-competition under Article 2105 of the Italian Civil Code and are expressly prohibited from undertaking transactions for themselves, family members, or others that conflict with the Company’s objectives.

Any situation that may constitute or create a conflict of interest must be reported promptly to the shareholders or directors for appropriate assessment and guidance.

Employees and collaborators are also prohibited from accepting money or other benefits from third parties for advice or services provided in connection with their relationship with ER TLC. This applies even where the conflict does not cause obvious damage to the Company.

The following examples help identify and prevent conflicts of interest:

• not holding personal financial interests with parties, such as suppliers or consultants, that have business relationships with ER TLC or compete with it;
• not accepting sums of money or goods of significant value, including benefits in kind, from competitors or third parties that have or seek business relationships with ER TLC;
• not accepting professional appointments that interfere with duties performed for ER TLC.

7. Relations with competitors

Employees and collaborators must comply with all provisions issued by the competent authorities in relation to competition and must avoid any conduct that may, even potentially, undermine the proper operation of the market.

C. Customers

1. Customer relations

ER TLC undertakes not to discriminate arbitrarily against its customers. Its conduct towards customers is based on availability, clarity, respect, courtesy, and the greatest possible understanding of their needs, recognising that customer loyalty and satisfaction are strategically important intangible assets for the Company.

Customers are informed of the existence of the Code of Ethics and implicitly accept its principles and conditions. Any customer who believes they have been discriminated against may contact the relevant supervisory bodies to request the correct application of the Code.

Customers are prohibited from giving valuable gifts or offering benefits of any kind to Company employees or their family members where this may induce ER TLC personnel to act against the Company’s interests, including its moral interests. Customers are also encouraged to report any misconduct involving ER TLC personnel.

Employees and collaborators are prohibited from granting customers, directly or indirectly, benefits, gifts, courtesies, or hospitality unless the value, nature, and purpose are ethically appropriate, do not compromise the Company’s image, and cannot be interpreted as a means of obtaining preferential treatment.

The Company is committed to maintaining high quality standards for the products and services it provides, based on contractually agreed and appropriately monitored service levels.

D. Suppliers

1. Supplier relations

ER TLC undertakes not to discriminate arbitrarily against its suppliers and to treat them in accordance with the principle of equal opportunity.

Suppliers must be made aware of the existence and content of the Code of Ethics. Collaborators dealing with suppliers must refrain from receiving gifts or benefits of any kind or value, unless they are purely symbolic. Likewise, they must not grant suppliers, directly or indirectly, benefits, courtesies, or hospitality unless these are ethically appropriate in value and nature and do not compromise ER TLC’s image.

2. Supplier duties

Suppliers are required to operate in compliance with current legislation on contracts, social security contributions, occupational health and safety, hygiene, and environmental protection.

ER TLC expects all suppliers to behave ethically both in their dealings with the Company and throughout their own supply chain and undertakes to inform suppliers about the existence and content of this Code.

Suppliers are prohibited from giving gifts or offering benefits to ER TLC employees or their family members where this may induce personnel to act contrary to the Company’s interests. Suppliers are encouraged to report misconduct by personnel on either side.

Suppliers are expressly and categorically prohibited from using child labour or non-consenting persons in carrying out their activities, and from applying discriminatory policies towards their collaborators or employees.

Part III: Confidential information and privacy protection

1. Definition

“Confidential information” means any information relating to ER TLC that is not in the public domain and that, if made public or disclosed to third parties without prior authorisation from the relevant bodies, could cause harm to the Company.

Confidential information includes all data, records, reports, documents, drawings, projects, knowledge, photographs, or other materials relating to ER TLC, its shareholders and directors, employees, collaborators, suppliers, customers, commercial and industrial partners, and its organisation, assets and products, operations and commercial strategies, work projects, know-how, technological processes, financial transactions, and judicial or administrative proceedings to which the Company is a party.

2. Prohibition on disclosing confidential information

Anyone who becomes aware of confidential information by virtue of their office or role must not disclose it without prior authorisation, in order to protect the Company’s knowledge and information assets in technical, legal, administrative, financial, managerial, and commercial matters.

3. Protection and processing of personal data

“Personal data” means any information relating to an identified or identifiable natural or legal person, entity, or association, including where identification is possible indirectly by reference to other information, including a personal identification number.

“Processing of personal data” means any operation or set of operations carried out, with or without electronic or automated tools, in relation to the collection, organisation, processing, recording, alteration, extraction, comparison, use, communication, disclosure, blocking, or interconnection of data.

ER TLC undertakes to protect personal data acquired, stored, and processed in the course of its business in full compliance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR), Legislative Decree No. 196/2003, the Italian Personal Data Protection Code, and Legislative Decree No. 101/2018.

Part IV: Supervision and sanctions

1. Social Performance Team

A Social Performance Team is established and is also responsible for monitoring the application of and compliance with this Code of Ethics.

Any breach of the Code may be reported at any time to the Social Performance Team or the person responsible for internal control. They undertake to protect the confidentiality of the reporting person’s identity, subject to legal obligations.

Reports and any other breaches identified through separate investigations are promptly assessed by the Social Performance Team, which will express an opinion on whether disciplinary measures should be recommended.

2. Reports

Any breach of the principles and provisions contained in this Code by employees or collaborators must be reported promptly to the relevant supervisory bodies, including the Social Performance Team.

Reports of breaches will be considered where they contain sufficient information to identify the circumstances of the breach and enable the competent functions to carry out an appropriate investigation.

3. Breaches of the Code and sanctions

Established breaches of this Code of Ethics may result in the application of the measures considered most appropriate in accordance with the law and the applicable contract, taking into account the seriousness of the breach, any recurrence, and the fiduciary relationship between ER TLC and its shareholders or directors. The Company reserves the right to seek compensation where a breach causes it actual damage.

For employees, compliance with the Code of Ethics forms an essential part of their contractual obligations. A breach therefore constitutes a failure to comply with the primary obligations of the employment relationship or a disciplinary offence and may result in measures proportionate to the seriousness, recurrence, or degree of fault, in accordance with Article 7 of the Workers’ Statute, with all resulting legal consequences, including those concerning continuation of employment and compensation for damage.

The provisions of this Code also apply to temporary workers, who are required to comply with its rules. Breaches are subject to disciplinary measures imposed by the relevant employment agencies.

For employees and collaborators, an established failure to comply with this Code may result in termination of the existing contract, without prejudice to the Company’s right to seek compensation where the breach causes actual damage.

A breach of the Code by suppliers, collaborators, external consultants, or other recipients constitutes a serious matter and may result in termination of the relevant contract in accordance with the law, without prejudice to the right to claim damages and the possibility of criminal proceedings where the conduct constitutes an offence.

ER TLC reserves the right to report offences that are prosecutable ex officio and offences that may be prosecuted following a complaint by an injured party, and to defend itself in criminal proceedings in which it is investigated or accused in relation to offences committed by recipients in breach of this Code, identifying the parties actually responsible.

ER TLC also reserves the right to defend itself against claims for damages brought against it in respect of civil wrongs actually committed by consultants or collaborators in breach of this Code, identifying the parties actually responsible, and to pursue damages against recipients who, through a breach of the Code, expose the Company to sanctions, proceedings, criminal, civil, or administrative judgments, joint and several liability, or reputational damage.

Revision 01 dated 27 July 2024
Public document
ER TLC S.r.l.